,

Τρίτη, 10 Μαΐου 2011

Μαθαίνοντας το E-mail

Βασικοί κανόνες συμπεριφοράς
Όπως όταν συζητάμε υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες συμπεριφοράς έτσι και στο e-mail προσέχουμε τα εξής:
1. Βάζουμε θέμα στο μήνυμα μας. Μας είναι απαραίτητο για να το οργανώσουμε και να βάλουμε προτεραιότητες στα μηνύματα μας που θα απαντήσουμε.
2. Δεν στέλνουμε το μήνυμα μας CC (κοινοποίηση) σε όλους. Στείλτε το μόνο σε αυτούς που είναι απαραίτητο. 
3. Το BCC το χρησιμοποιούμε όταν στέλνουμε το μήνυμα σε ομάδα ανθρώπων που δε γνωρίζονται μεταξύ τους. Με το BCC βλέπει ο κάθε παραλήπτης τη δικιά του, και μόνο, διεύθυνση.
4. Τα μηνύματα μας να είναι μικρά και περιεκτικά. Τα μεγάλα κουράζουν και οι πιο πολλοί δεν τα διαβάζουν.
5. Δεν χρησιμοποιούμε κεφαλαία γράμματα. Είναι δυσανάγνωστα και είναι σαν να φωνάζουμε.
6. Δεν γράφουμε κάτι που δε θα λέγαμε ούτε δημοσίως. Οποιοσδήποτε μπορεί να το προωθήσει, ακόμη και κατά λάθος.
7. Αποφεύγουμε να στέλνουμε μηνύματα σε πολλούς παραλήπτες εκτός αν υπάρχει σοβαρός λόγος.
8. Βάζουμε το όνομα μας στο τέλος του μηνύματος. Πιθανότατα ο παραλήπτης να μη γνωρίζει ότι η διεύθυνση είναι δική μας ειδικά αν χρησιμοποιούμε διαφορετικό όνομα.

Πως δουλεύει το E-mail
  Το e-mail στη πιο απλή του μορφή είναι ένα ηλεκτρονικό μήνυμα που στέλνεται από μία συσκευή στην άλλη. Όπως και τα γράμματα που μαζεύονται σε κεντρικούς ταχυδρομικούς σταθμούς για να φτάσουν στο παραλήπτη τους έτσι και τα ηλεκτρονικά μηνύματα φυλάγονται σε ηλεκτρονικά ταχυδρομικά κουτιά γνωστά ως server έως ο παραλήπτης ανοίξει το δικό του ηλεκτρονικό ταχυδρομικό κουτί και το παραλάβει. 

Η παραπάνω διαδικασία παίρνει μερικά μόνο δευτερόλεπτα ώστε να μας επιτρέπει να επικοινωνούμε με ανθρώπους σ’ όλο τον κόσμο οποιαδήποτε στιγμή.

Για να παραλάβετε ή να στέλνετε e-mail χρειαζόσαστε ένα λογαριασμό από ένα ταχυδρομικό server. Είναι το ίδιο με το να είχατε μία ταχυδρομική θυρίδα όπου θα παραλαμβάνατε μηνύματα. Το πλεονέκτημα σε σχέση με το πραγματικό ταχυδρομείο είναι ότι μπορείτε να παραλάβετε οποιοδήποτε μήνυμα μπορεί να έχετε από οποιοδήποτε σημείο της γης, αρκεί να έχετε πρόσβαση στο διαδίκτυο. 

Και ακόμα ενώ παλαιότερα μπορούσαμε να στείλουμε μόνο κείμενο με το e-mail, τώρα πια μπορούμε να στείλουμε φωτογραφίες, video, μουσική. Ο παραλήπτης μας θα μπορεί να τα ανοίξει αυτά τα αρχεία μόνο αν έχει και τα αντίστοιχα προγράμματα.

Τα E-mail απαρτίζονται από δύο βασικά μέρη:

  • Το πρώτο μέρος περιλαμβάνει το όνομα και η ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη, το όνομα και η ηλεκτρονική διεύθυνση οποιουδήποτε άλλου θέλουμε να το κοινοποιήσουμε και το θέμα του μηνύματος.
  • Το δεύτερο μέρος περιλαμβάνει το κείμενο.


ΠΡΟΣΟΧΗ! Η ορθογραφία στη διεύθυνση του παραλήπτη είναι πολύ σημαντική, αν γίνει κάτι λάθος το μήνυμα επιστρέφει σε σας.

Αντίθετα με ένα γράμμα το οποίο σφραγίζετε τον φάκελο, το e-mail δεν είναι ασφαλές. Τα μηνύματα μπορεί να παραβιαστούν και να διαβαστούν από άτομα που δεν πρέπει. Αποφεύγετε να στέλνετε εμπιστευτικές πληροφορίες μέσω E-mail.

Η ταχυδρομική διεύθυνση έχει και αυτή δύο μέρη όπου τα χωρίζει το @ (αt ή παπάκι): το όνομα του χρήστη και το όνομα του δικτύου που έχει ανοίξει τη ταχυδρομική του θυρίδα.

 Ψάχνοντας ηλεκτρονικές διευθύνσεις
Παρακάτω είναι μερικοί τρόποι που μπορείτε να βρείτε διευθύνσεις φίλων, συναδέλφων κ.α.:
1. Ρωτήστε τους, είναι το πιο εύκολο αν τους ξέρετε προσωπικά. Σας γλυτώνει χρόνο και προσπάθεια.
2. Ψάξτε σε κάποια επαγγελματική κάρτα του ατόμου που μπορεί να έχετε ή δείτε αν στη ιστοσελίδα της εταιρείας που εργάζεται υπάρχουν διευθύνσεις του προσωπικού.
3. Ψάξτε παλιά μηνύματα σας.
4. Ψάξτε στο διαδίκτυο για online αναφορές. Αν είναι ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να έχει δικιά του ιστοσελίδα.
5. Και τέλος να μαντέψετε. Αν ξέρετε που εργάζεται μπορείτε να δοκιμάσετε με το όνομα του ατόμου και το όνομα της εταιρείας που εργάζεται. Π.χ.
οεπιθετο@τραπεζα.gr (όπου ο τα αρχικά του ονόματος)
oe@τραπεζα.gr (όπου οε τα αρχικά του ονοματεπίθετου)
ονομα.επιθετο@τραπεζα.gr (χωρισμένο το όνομα και επίθετο με τελεία)
ονομα_επιθετο@τραπεζα.gr (χωρισμένο το όνομα και επίθετο με κάτω παύλα)




Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου